Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang memiliki sistem pengarsipan yang baik. Bagi Anda yang membutuhkan jasa sistem pengarsipan yang baik, Anda bisa mempercayakan pada jasa simpan arsip dari Crown Records Management. Lantas, apa sajakah ciri ciri kearsipan yang baik? Yuk, simak penjelasan berikut!
Ciri Ciri Kearsipan yang Baik
Berikut ini ada beberapa ciri kearsipan yang perlu Anda ketahui, yaitu:
- Mudah Dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah. Apabila sistem yang pengarsipan di perusahaan Anda rumit, maka arsip perusahaan tidak akan terorganisir. Sistem kearsipan yang baik harus mudah dari segi penyimpanan, pengambilan, maupun pengambilan.
- Sistem yang Mudah
Selanjutnya, ciri pengarsipan yang baik adalah sistem yang mudah. Maksudnya, sistem kearsipan yang tidak ribet dan mudah untuk dipahami. Agar pegawai kearsipan di kantor Anda tidak mengalami kesalahan dalam melakukan pengarsipan dokumen.
- Murah
Ciri ciri kearsipan yang baik berikutnya adalah yang murah. Sistem kearsipan yang murah akan memangkas pengeluaran perusahaan. Murahnya sistem kearsipan mencakup dalam sistem pengarsipan yang ada serta perlengkapan pengarsipan yang digunakan.
- Tidak Memakan Tempat
Sistem arsip yang perusahaan Anda gunakan harus tidak memakan tempat. Apabila memakan tempat, otomatis biaya operasional perusahaan Anda akan bertambah, karena Anda harus membayar biaya sewa tempat penyimpanan arsip.
Anda bisa memanfaatkan gudang di perusahaan Anda untuk menyimpan arsip. Selain itu, apabila arsip perusahaan Anda terhitung sedikit, Anda bisa menggunakan rak arsip atau lemari. Supaya tidak membatasi ruang gerak Anda saat bekerja.
- Mudah Dicapai
Selanjutnya, ciri ciri kearsipan yang baik adalah mudah dicapai. Maksudnya, arsip harus mudah didapatkan apabila sewaktu-waktu Anda membutuhkannya. Jika Anda sulit untuk menemukan arsip pada sistem penyimpanan arsip yang ada, maka hal tersebut akan membuang-buang waktu dan memperbesar risiko hilangnya arsip Anda
- Sesuai
Kearsipan yang baik adalah yang sesuai. Maksudnya, sistem pengarsipan yang Anda pilih harus sesuai dengan jenis perusahaan yang Anda kelola. Apabila terjadi ketidakcocokan antara sistem kearsipan, maka arsip perusahaan Anda akan tidak terkelola dengan baik.
Terdapat lima sistem kearsipan yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan, yaitu sistem tanggal, sistem abjad, sistem wilayah, sistem nomor, dan sistem pokok masalah.
- Fleksibel
Sistem kearsipan yang Anda pilih untuk perusahaan Anda harus fleksibel. Artinya, sistem yang berlaku harus bisa digunakan oleh seluruh departemen yang ada di perusahaan.
Apabila sistem yang ada tidak fleksibel, maka akan menyusahkan pegawai perusahaan Anda. Lantaran setiap departemen yang ada di perusahaan harus menyimpan arsip mereka.
- Dapat Mencegah Terjadinya Kerusakan dan Kehilangan
Poin terakhir dari ciri ciri kearsipan yang baik adalah dapat mencegah terjadinya kerusakan dan kehilangan arsip. Maksudnya, sistem yang ada harus terbatas dan hanya pihak tertentu yang bisa menggunakannya.
Tujuannya untuk meminimalisir hilangnya arsip. Selain itu, sistem kearsipan yang baik harus dapat mencegah rusaknya arsip karena serangga atau bahkan kelembaban udara.
Sudah Paham Mengenai Ciri Ciri Kearsipan yang Baik?
Nah, itu tadi ciri ciri kearsipan yang baik. Semoga bisa bermanfaat dalam membantu Anda untuk memilih sistem pengarsipan di perusahaan Anda.